Capítulo 6: Módulo de Documentos

Propósito

El módulo de Documentos es tu archivo y centro de producción documental inteligente. Su propósito es doble:

1. Centralizar: Actúa como un repositorio seguro para todos los archivos relacionados con tus clientes y casos, desde contratos y escritos hasta evidencia y dictámenes.
2. Automatizar: Se integra con el módulo de Plantillas para permitirte generar documentos complejos y personalizados en una fracción del tiempo que tomaría hacerlo manualmente.

Vista Principal

La pantalla principal te muestra una lista de todos los documentos en el sistema, con potentes herramientas para que encuentres lo que necesitas al instante.

[Captura de pantalla de la tabla de Documentos, con columnas como Título, Cliente, Tipo de Documento, Versión, Fecha de Modificación y Estado.]

Desde esta vista, puedes:

• Búsqueda Avanzada: Busca documentos no solo por su título, sino también por su contenido (si el archivo es de texto), cliente asociado o tipo.
• Filtros Rápidos: Filtra la lista por tipo de documento (ej. "Contrato", "Dictamen"), por estado (ej. "Borrador", "En Revisión", "Finalizado") o por cliente.
• Versionado: Fíjate en la columna "Versión". El sistema agrupa automáticamente las diferentes versiones de un mismo documento, evitando la confusión de tener múltiples archivos como Contrato_v1.docx, Contrato_v2_final.docx, Contrato_final_final.docx.

Funcionalidades Clave

Cómo Generar un Documento desde una Plantilla

Esta es una de las funciones que más tiempo te ahorrará.

1. Haz clic en el botón "Nuevo Documento" y selecciona la opción "Generar desde Plantilla".
2. Elige una Plantilla: Se abrirá una galería con todas las plantillas disponibles en tu sistema. Puedes buscar o filtrar por categoría (ej. "Laboral", "Comercial").
3. Completa el Asistente: Una vez que seleccionas una plantilla, el sistema te presentará un formulario o "asistente" con los campos variables que necesita para rellenar el documento (ej. nombre del cliente, montos, fechas, cláusulas específicas).
4. Vista Previa en Tiempo Real: A medida que completas los campos, verás una vista previa del documento final actualizándose en tiempo real.
5. Generar: Una vez que estés satisfecho, haz clic en "Generar Documento". El sistema creará un nuevo documento editable basado en la plantilla, pero con toda la información que proporcionaste ya incorporada.

[Captura de pantalla del proceso de generación, mostrando la selección de plantilla, el formulario de variables y la vista previa.]

Cómo Subir un Documento Existente

También puedes usar el sistema como un repositorio para archivos que recibes o creas fuera de la plataforma.

1. Haz clic en "Nuevo Documento" y selecciona "Subir Archivo".
2. Arrastra y suelta los archivos que desees subir o selecciónalos desde tu computadora.
3. Asocia y Etiqueta: Para cada archivo, es crucial que lo asocies a un Cliente y/o a una Consulta. Añade también el tipo de documento y otras etiquetas relevantes.
4. Haz clic en "Guardar" para que los archivos se almacenen de forma segura y organizada.

El Editor de Documentos

Cuando creas o editas un documento generado en la plataforma, se abre el editor integrado.

[Captura de pantalla del editor de texto WYSIWYG, mostrando las herramientas de formato y el contenido del documento.]

Este editor te permite:

• Formato de Texto: Aplicar estilos, negritas, cursivas, listas y tablas como en cualquier procesador de texto moderno (WYSIWYG - What You See Is What You Get).
• Insertar Cláusulas: Accede a una biblioteca de cláusulas pre-aprobadas para insertarlas en tu documento con un solo clic.
• Comentarios y Sugerencias: Colabora con otros miembros de tu equipo dejando comentarios o sugiriendo cambios directamente en el texto.

Control de Versiones y Auditoría

• Guardado Automático: El sistema guarda tu trabajo automáticamente para que no pierdas ningún cambio.
• Crear Nueva Versión: Cuando realizas cambios significativos, puedes guardar una nueva "versión" del documento. El sistema mantiene un historial completo, permitiéndote comparar versiones y, si es necesario, restaurar una versión anterior.
• Historial de Cambios: La pestaña de "Actividad" dentro de un documento te muestra un registro detallado de quién ha hecho qué cambio y cuándo, proporcionando una auditoría completa.