Capítulo 10: Módulo de Tiempo

Propósito

El módulo de Tiempo es la herramienta de Avanzia Legal Cloud para el registro y la gestión de las horas trabajadas por los profesionales del estudio. Su propósito es doble y fundamental para la salud financiera de la firma:

1. Facturación Precisa: Registrar cada minuto de trabajo facturable para asegurar que los honorarios cobrados a los clientes reflejen con exactitud el esfuerzo invertido.
2. Análisis de Rentabilidad: Medir cuánto tiempo se dedica a cada cliente, caso o tipo de tarea, permitiendo analizar la rentabilidad y optimizar la asignación de recursos.

Vista Principal

La pantalla principal del módulo te ofrece una visión general de las entradas de tiempo, generalmente en formato de tabla o de un calendario de horas.

[Captura de pantalla de la vista principal de Tiempo, mostrando una lista de entradas de tiempo con columnas como Fecha, Profesional, Cliente/Caso, Horas, Estado (Facturable/No Facturable) y Descripción.]

Desde esta vista, puedes:

• Ver tus Entradas: Revisa todas las horas que has registrado en un período determinado.
• Filtrar por Proyecto o Cliente: Analiza cuánto tiempo se ha dedicado a un caso o cliente específico.
• Filtrar por Profesional: (Para administradores) Supervisa las horas registradas por cada miembro del equipo.
• Ver el Estado de Facturación: Identifica rápidamente qué horas ya han sido incluidas en una factura y cuáles están pendientes de facturar.

Funcionalidades Clave

Hay dos maneras principales de registrar el tiempo:

1. Registro Manual de Tiempo

Este método es útil para añadir horas después de haber realizado el trabajo.

1. Haz clic en el botón "Añadir Entrada de Tiempo".
2. En el formulario, completa los detalles:
   • Fecha: El día en que se realizó el trabajo. Por defecto, será el día de hoy.
   • Profesional: (Si eres admin) Selecciona el miembro del equipo que realizó el trabajo.
   • Horas / Duración: Introduce la cantidad de tiempo (ej. 2.5 horas).
   • Asociar a: Vincula esta entrada de tiempo a un Cliente y/o a una Consulta. Este paso es esencial para la facturación.
   • Descripción: Sé específico sobre la tarea realizada (ej. "Redacción de escrito de demanda", "Reunión con cliente para preparar testimonio"). Una buena descripción justifica los honorarios.
   • ¿Es Facturable? (Sí/No): Marca si este tiempo debe ser cobrado al cliente. El trabajo administrativo interno, por ejemplo, podría marcarse como "No Facturable".
3. Haz clic en "Guardar".

[Captura de pantalla del formulario para añadir una entrada de tiempo manual.]

2. Cronómetro en Tiempo Real (Time Tracker)

Este es el método más preciso para registrar el tiempo mientras trabajas.

• Desde una Consulta o Documento: Cuando estés trabajando en una consulta o editando un documento, verás un botón de "Iniciar Cronómetro" (generalmente con un ícono de play ▶️).
• Inicia el Trabajo: Haz clic en él para empezar a contar el tiempo. El cronómetro seguirá corriendo incluso si navegas a otras partes del sistema.
• Detén el Cronómetro: Una vez que termines la tarea, haz clic en el botón de "Detener" (ícono de stop ⏹️).
• Confirma la Entrada: Se abrirá automáticamente el mismo formulario de entrada de tiempo, pero con la duración ya calculada. Solo necesitarás añadir una descripción, verificar que esté asociado al cliente correcto y guardarlo.

[Captura de pantalla mostrando el widget del cronómetro corriendo dentro de una consulta.]

Reportes de Tiempo

El verdadero poder del módulo de Tiempo se revela en sus reportes. En la sección de "Reportes", puedes generar análisis detallados para responder preguntas como:

• ¿Cuántas horas facturables ha registrado cada abogado este mes?
• ¿Cuál es el cliente que más horas consume?
• ¿Qué porcentaje de nuestro tiempo es facturable vs. no facturable?
• ¿Cuántas horas hemos invertido en el caso X?

Estos informes son cruciales para la toma de decisiones estratégicas, la evaluación del desempeño y la optimización de la rentabilidad del estudio.